Privacybeleid Yoga Balance

Yoga Balance neemt de privacy van persoonsgegevens serieus. Wij dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. Dit gebeurt te allen tijde in overeenstemming met de eisen van de GDPR (General Data Protection Regulation), de Europese wet op de Privacy die in werking trad op 25 mei 2018 en die de databeschermingswetten over gans Europa verenigt. De essentie van de GDPR is om personen opnieuw controle te geven over hun gegevens. Door goed na te denken over de juiste strategieën en systemen voor het bewaren van persoonsgegevens, garanderen we bovendien een betere bescherming van ons bedrijf voor de komende jaren.

Deze Privacyverklaring (hierna genoemd “Privacyverklaring”) is onder meer van toepassing op (i) onze website www.yogabalance.be (hierna genoemd de “Website”) en alle (commerciële) relaties tussen Yoga Balance en haar klanten, prospecten en business partners.
Deze Privacyverklaring bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die Yoga Balance verzamelt, alsook over de wijze waarop Yoga Balance deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt.

De persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt.

Welke gegevens verzamelen we?
Wanneer je bent ingeschreven op de nieuwsbrief, een download hebt aangevraagd, een contactformulier hebt ingevuld, (proef)lessen of yogatrajecten bij ons volgt, een aankoop hebt verricht, andere aanvragen doet voor één van onze (yoga)producten en/of diensten, zal jou gevraagd worden om gegevens te verstrekken. Wij verwerken alleen de gegevens die je uitdrukkelijk en vrijwillig zelf aan ons verstrekt. Dit kunnen de volgende gegevens zijn:

• • • • • Voor- en achternaam
        • E-mail adres
        • GSM-nummer en /of telefoonnummer
        • Straat en huisnummer
        • Postcode en woonplaats
        • Geboortedatum (enkel voor de lessen zelf) *
        • Vraag naar medische of fysieke aandoeningen (enkel voor lessen zelf)*

Voor bedrijven, scholen, verenigingen verzamelen we het bovenstaande plus:

• • • • • Bedrijfsnaam, naam vereniging, school
        • Telefoonnummer bedrijf, school, vereniging
        • Website
        • Btw-nummer
        • Voor- en achternaam contactpersoon
        • E-mailadres contact /algemeen
        • Telefoonnummer bedrijf of school
        • Straat en huisnummer
        • Postcode en woonplaats
        • Je functie binnen het bedrijf
        • Je geslacht (voor de aanspreking in onze mailings)
        • Informatie betreffende het gebruik dat je maakt van de Website, inclusief de webshop (zoals maar niet beperkt tot IP-adres, browsertype, de webpagina die u bezocht wanneer u toegang verkreeg tot de Website)
        • Taalvoorkeur

Waar worden jouw gegevens bewaard bij Yoga Balance? En hoe kan je dit wijzigen?

Dit is afhankelijk van het kanaal langs waar je in contact kwam met Yoga Balance.

Website www.yogabalance.be
Hoewel de meeste informatie op deze website beschikbaar is zonder dat er persoonlijke gegevens moeten worden verstrekt, is het mogelijk dat je in sommige gevallen (bv. bij aanvraag offerte/bestelling – zie webshop of in het contactformulier) om persoonlijke informatie gevraagd wordt. Deze informatie zal enkel gebruikt worden voor de correcte afhandeling van je vraag of het inzetten van onze diensten. Je gegevens zullen uitsluitend aan derden ter beschikking worden gesteld indien zij betrokken zijn bij de logistiek van een bestelling.

Onze website, inclusief webshop werd ontworpen door Flexinet (www.flexinet.be). Wij verwijzen graag naar hun privacy- en cookiebeleid voor verdere details.

Webshop
Wij gebruiken de door jou aangeleverde gegevens om bestellingen van diensten en/of producten gemakkelijk te laten verlopen. De enige gegevens die wij opslaan zijn:

• • • • Voor – en Achternaam: Bedrijfsnaam – BTW-nummer. Dit wordt overgezet in Teamleader software om de bestelling te leveren aan de juiste persoon, zie verder.
      • Adres, postcode en woonplaats en land: Dit adres gebruiken wij voor de levering van de bestelling.
      • Telefoonnummer: Is verplicht om in te vullen om je de info te kunnen verstrekken waarnaar je vraagt.
      • E-mailadres: om een orderbevestiging van je bestelling te kunnen sturen, leverbons te kunnen bezorgen, de details van de bestelling/levering te kunnen opvolgen, een factuur te kunnen sturen per e-mail.

Bovenstaande gegevens worden in de webshop tijdelijk bewaard ten behoeve van de opmaak van een offerte. Deze gegevens worden wel geregistreerd in ons CRM pakket.

Cookies
Een cookie is een klein bestandje dat door onze website wordt meegestuurd en door je browser op het apparaat waar je onze website mee bezoekt wordt geplaatst. De informatie die in de cookie is opgeslagen kan naar onze website teruggestuurd worden, wanneer je de website opnieuw bezoekt.

Voor een zo goed mogelijke werking van deze website en om de inhoud van advertenties af te stemmen op jouw voorkeuren worden cookies gebruikt. Voor meer informatie kan je terecht bij onze hosting partner www.flexinet.be.

Cookies uitschakelen en verwijderen
Wil je cookies uitschakelen of verwijderen? Dit kun je doen via je browserinstellingen. Gebruik eventueel de help-functie van je browser om te achterhalen hoe je dit kunt doen. Dingen die je altijd kunt doen:

• • • • Schakel ‘cookies van derden’ automatisch uit in je browser. De moderne browsers (Chrome en Firefox) bieden hiervoor veel opties.
      • Geef aan in je browser instellingen dat je niet ‘getrackt’ wilt worden.
      • Je kunt de geplaatste cookies altijd weer verwijderen uit je browser en eventueel kun je ze ook blokkeren per domein.

Facebook Advertentiecookies
Met jouw toestemming gebruiken wij, om advertenties beschikbaar te stellen cookies van Facebook (Facebook Pixel). Deze cookies zorgen ervoor dat jou relevante advertenties worden weergegeven. Meer informatie over de cookies van Facebook vind je hier.

Google Analytics
Door ons statistiekenpakket, Google Analytics worden er cookies geplaatst. Omdat we graag willen weten hoeveel mensen maandelijks onze website bezoeken, zodat we het gebruik van de website kunnen optimaliseren.

Sociale Media
Content van onze website kan gedeeld worden via Sociale Media. Dit kan door middel van de Social Media (share) buttons. Elk sociale media platform heeft privacyverklaringen op hun respectievelijke websites staan.

Yoga Balance gebruikt Facebook, Linkedin, Instagram, YouTube.

Je nam/neemt telefonisch of per mail contact op? Je bent al langer klant? Of leverancier? Je wisselde business cards uit? Je belandt in onze Office 365 database en in Mailchimp.
Je nam of neemt telefonisch of per mail contact met ons op met een vraag naar ons aanbod, een offerte, een bestelling. Je wisselde business cards met ons uit? Je werkt als leverancier of onderaannemer met ons samen? Je gegevens worden in ons Office 365 pakket verwerkt en blijven daar bewaard.

We verwijzen hierbij graag naar het privacybeleid van Microsoft Office 365 zelf en naar deze van Mailchimp.

Waarvoor kan Yoga Balance gebruik maken van jouw persoonsgegevens?

• • • • • • De aanmaak van een offerte, de opvolging ervan, de bevestiging daarvan (bestelling, levering,…)
          • De uitvoering van een overeenkomst, een project;
          • Het leveren van de diensten ( yogalessen, -trajecten, -workshops, en producten (o.a. yoga accessoires) van Yoga Balance
          • Het verzenden van facturen en de invordering van betalingen
          • Het verzenden van gerichte marketing en reclame, updates en promotionele aanbiedingen op grond van jouw communicatievoorkeur/functie,…
          • Het optimaliseren van de kwaliteit van onze diensten en producten
          • Statistische doeleinden
          • Het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken, -enquêtes en andere marktonderzoeken.
          • De gegevens gemarkeerd met een * (op pagina 1 – welke gegevens) worden gevraagd en bijgehouden voor studenten van onze Yogalessen aan particulieren opdat de docent kan inschatten welke yogaoefeningen/houdingen haalbaar zijn voor de studenten en om alternatieven te kunnen bieden waar nodig.

Onze nieuwsbrieven (via mailchimp)
Van het moment dat je geregistreerd bent in ons Office 365 pakket (Outlook database – Excel export), krijg je de facto onze nieuwsbrieven toegestuurd. Je kan je uitschrijven uit de nieuwsbrieven door middel van de link onderaan elke email (de zogenaamde ‘opt-out’ mogelijkheid).

Gegevens aanpassen of verwijderen
Indien je je gegevens wil laten aanpassen of verwijderen uit ons Office 365 pakket kan dit via een schriftelijke aanvraag (mail of post).

Je wil je inschrijven voor onze nieuwsbrieven (via mailchimp)?
Je hebt nog geen lessen gevolgd of aankoop gedaan maar hebt wel interesse in onze producten en diensten? Schrijf je zelf in voor onze nieuwsbrief. Dit kan te allen tijde door onderaan op de website op de knop inschrijven nieuwsbrief te klikken (opt-in).

Openbaarmaking persoonsgegevens aan derden
Yoga Balance zal jouw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in kader van het verlenen van de diensten van Yoga Balance en de optimalisering daarvan (zoals maar niet beperkt tot de logistiek van een bestelling, verwerking van betalingen, database management). Indien het noodzakelijk is dat Yoga Balance in dit kader jouw persoonsgegevens openbaar maakt aan derden, is de betreffende derde partij verplicht om je persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring.

Onverminderd het voorgaande, is het evenwel mogelijk dat Yoga Balance je persoonsgegevens openbaar maakt:

Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Yoga Balance hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van onze rechten;

Met het oog op het detecteren van gelijkaardige profielen zoals het jouwe, behoudens wanneer je je hiertegen uitdrukkelijk hebt verzet.

In alle overige gevallen zal Yoga Balance je persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij (i) hiervoor je toestemming heeft bekomen en (ii) met de betreffende derde partij een dataverwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, dewelke de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conformiteit van uw persoonsgegevens.

Bewaartermijn
Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen.

Wanneer jij je uitschrijft voor de nieuwsbrieven in Mailchimp, zullen je persoonsgegevens uiterlijk aan het eind van de desbetreffende maand uit het systeem worden verwijderd.

De gegevens in ons boekhoudsysteem en in Microsoft 365 bewaren we tenminste 7 jaar, onder andere om aan de wettelijke verplichting te voldoen.

De bovenstaande termijn geldt, mits er voor ons verdere wettelijke verplichtingen bestaat de gegevens langer te bewaren en/of beschikbaar te houden.

Rechten
Je hebt altijd het recht jouw toestemming voor het verwerken van je gegevens in te trekken, waarna wij je gegevens niet meer zullen verwerken. Het intrekken van deze toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van onze gegevensverklaring op basis van jouw toestemming, die plaatsvond vóór deze intrekking.

Je hebt ook recht op inzage in jouw persoonsgegevens en het recht om jouw persoonsgegevens te rectificeren. Als je wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, dan kun je een schriftelijk inzageverzoek doen.

Mochten je gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, dan kun je ons schriftelijk verzoeken om jouw gegevens te wijzigen of aan te vullen.

Dit alles kan door een mail te sturen aan ilse@yogabalance.be of met een schrijven via de post.

Daarnaast heb je een recht op het wissen van jouw persoonsgegevens, een recht op het beperken van de verwerking en een recht om tegen de verwerking bezwaar te maken. Bovendien heb je recht op het overdragen van, of het overdraagbaar maken van jouw gegevens. Ook hiervoor kun je een schriftelijk verzoek doen op dezelfde manier.

Wij zullen je verzoek binnen 4 weken in behandeling nemen.

Beveiliging persoonsgegevens
Yoga Balance verbindt er zich toe om redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde toegang tot je persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van je persoonsgegevens.

Enerzijds voorzien wij intern de nodige beveiligingsprocedures, wordt het personeel hierrond gesensibiliseerd en heeft elke teamlid hierin een verantwoordelijk op te nemen, dit om misbruik zoveel mogelijk te minimaliseren.

Anderzijds verwijzen we naar onze samenwerking met Microsoft Office 365 en Flexinet die alle persoonsgegevens, dewelke wij hebben verzameld, bewaren in de cloud (met datacenter(s) binnen de EU).
Niettegenstaande het veiligheidsbeleid van Microsoft Office 365, de controles die zij uitvoert en de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, zodoende kan
Microsoft Office 365 noch Yoga Balance in dit kader absolute veiligheid garanderen.
De veiligheid van het Yoga Balance-account bij Microsoft Office 365 zal ook afhangen van de geheimhouding van onze wachtwoorden om toegang te krijgen tot het Platform. Onze personeelsleden worden geacht dit streng te bewaken, niet mee te delen aan derden teneinde uw persoonsgegevens maximaal te beveiligen. In het geval zij dit niet zouden doen, worden zijn aansprakelijk gesteld voor de handelingen die gesteld worden door het gebruik dat gemaakt wordt van hun account. Indien we zouden vaststellen dat iemand buiten het Yoga Balance team toegang heeft genomen tot onze accounts, zullen we dit wachtwoord onmiddellijk wijzigen en contact met Microsoft Office 365 opnemen.

Update Privacyverklaring
Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen door een nieuwe Privacyverklaring te plaatsen op de website. Raadpleeg dus regelmatig de Website en de betreffende pagina waarop de Privacyverklaring wordt weergegeven, om zeker te zijn dat je kennis hebt genomen van enige wijzigingen.

Andere websites
De Website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. In geen geval is Yoga Balance verantwoordelijk voor het privacy beleid of de privacy praktijken van enige derde partij.

Klachten
Wanneer je toch klachten mocht hebben betreffende de manier waarop Yoga Balance je persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kan je een klacht indienen bij de Privacy Commissie.

Contacteer Yoga Balance
Indien je vragen hebt over de Privacyverklaring of over de wijze waarop Yoga Balance je persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, contacteer ons dan:
Via e-mail: ilse@yogabalance.be
Via de post: Yoga Balance, t.a.v. Ilse Renard Mechelsveldstraat 13 – 2800 Mechelen
Ondernemingsnummer: BE1008.326.579